Dans la plupart des centres de secours, le planning des gardes repose sur trois outils qui n'ont pas été conçus pour cela : un tableur partagé, un groupe de messagerie instantanée et le téléphone du chef de centre. Cela fonctionne, au prix d'heures de consolidation, d'erreurs découvertes la veille et d'une charge mentale qui pèse toujours sur les mêmes personnes. Voici ce qu'un logiciel dédié change, et ce qu'il faut en attendre.
Le problème n'est pas le tableur, c'est le flux
Un tableur sait afficher une grille. Ce qu'il ne sait pas faire, c'est recevoir soixante saisies de disponibilités depuis soixante téléphones, refuser celles qui arrivent après la clôture du mois, rappeler ceux qui n'ont rien saisi, et mettre la feuille de garde à jour quand un agent se fait remplacer. Ce flux, aujourd'hui, c'est le chef de centre qui le porte.
Ce qu'un logiciel de disponibilités doit faire
Recevoir les disponibilités là où les agents sont
Sur un téléphone, en vue jour par jour, avec des types de disponibilité qui correspondent aux règles du centre : journée, matin, après-midi, dispositif, indisponible. La saisie doit tenir en quelques gestes, sinon elle ne sera pas faite.
Clôturer le mois
Une date de clôture connue, un rappel automatique à ceux qui n'ont pas saisi, et après la clôture, une grille figée que seul le service planning peut modifier. C'est la condition pour construire les gardes sans revenir dessus.
Construire la feuille de garde
Une feuille par jour, sur laquelle les agents s'inscrivent par créneau et par fonction, avec un tri par grade et ancienneté, la désignation automatique du responsable de garde et du sous-officier de garde selon les compétences en cours de validité, et le contrôle des postes minimums : tant de secouristes, tant de chefs d'équipe, tant de chefs d'agrès.
Régler les remplacements entre agents
Un agent empêché dépose sa demande, un collègue la reprend, la feuille se met à jour. L'encadrement conserve un droit de refus. Le chef de centre n'a plus à passer ses appels.
Distinguer garde et astreinte
Beaucoup de centres fonctionnent avec un cycle d'équipes sur plusieurs semaines, une astreinte de nuit en semaine et une garde le week-end et les jours fériés. Le logiciel doit connaître ce cycle et calculer les jours fériés, pas les demander à la main.
Suivre ce qui se passe pendant la garde
Consignes à lire à la prise de garde avec accusé nominatif, main courante avec photos, inventaire des engins depuis le fourgon, tâches d'entretien du jour. Le planning n'est que le début de la journée.
Ce que ça change pour chacun
- Le sapeur-pompier volontaire saisit ses disponibilités en deux minutes, sait quand il est de garde, trouve un remplaçant sans appeler tout le monde.
- Le chef de garde voit son effectif, ses compétences et ses postes manquants avant la prise de garde, pas pendant.
- Le chef de centre ne consolide plus rien. Il clôture, il contrôle, il arbitre.
- Le service planning génère les feuilles du mois en une action et exporte la grille en PDF pour l'affichage.
Les pièges à éviter
Un outil conçu pour les professionnels en garde postée s'adapte mal à un centre entièrement volontaire, et inversement. Vérifiez que les types de disponibilité, les périodes de garde, les postes minimums et le cycle d'équipes se paramètrent depuis l'interface, sans intervention technique. Vérifiez aussi que chaque modification est journalisée avec son auteur : c'est ce qui permet de trancher un désaccord en dix secondes au lieu d'une discussion.
Le module Gardes et disponibilités de mySIS
Conçu avec un centre mixte de soixante agents, quatre équipes sur un cycle de quatre semaines et des dispositifs feux de forêt saisonniers. Grille mensuelle, feuille de garde, remplacements, astreintes, consignes, main courante, inventaires. Voir le module.