La formation est, dans la plupart des services d'incendie et de secours, le premier chantier de dématérialisation. C'est logique : des centaines de sessions par an, des milliers d'inscriptions, des feuilles de présence, des attestations, des formateurs à habiliter, des FMPA à suivre centre par centre. C'est aussi le chantier où l'on mesure le plus vite ce qu'un logiciel apporte, à condition de le mener dans le bon ordre.
Étape 1 : le catalogue et les inscriptions
Tout part d'un catalogue structuré : type, niveau, formation de maintien ou d'acquisition, lieu, journées avec leurs horaires. Les participants s'inscrivent ou sont inscrits par rôle : apprenants, formateurs, encadrement, assistants et conducteurs, responsable pédagogique. Les modèles de journées types évitent de ressaisir la même session vingt fois par an.
Le gain immédiat : chaque agent voit ses formations à venir dans son agenda, et chaque chef de centre voit celles de ses agents.
Étape 2 : l'émargement en séance
C'est l'étape qui fait basculer les formateurs. Émarger depuis un téléphone, en séance, dans une fenêtre temporelle contrôlée, avec une signature de référence tracée une seule fois par l'agent, supprime les feuilles de présence recomposées le lendemain. La présence devient une donnée, pas un papier.
Étape 3 : les attestations
Dès que la présence est une donnée, l'attestation se génère seule. Un QR code vérifiable par un tiers sur une page publique la rend opposable : un autre employeur ou un autre service la contrôle sans créer de compte. L'agent la retrouve dans son coffre-fort personnel, pas dans un courriel perdu.
Étape 4 : les FMPA
Le maintien des acquis se suit par centre, avec des programmes annuels, des sessions animées par les formateurs du centre, des présences et un calcul de conformité annuelle par agent. Pour le secours d'urgence aux personnes, deux règles simples changent tout : le nombre de places se calcule à partir des formateurs désignés, et l'état d'une séance (complète, sans formateur, annulée) se déduit au lieu de se saisir.
Étape 5 : les mises en situation et la satisfaction
Les fiches d'auto-évaluation remplies par les stagiaires et validées par les formateurs, exportables par promotion, et les questionnaires de fin de formation avec restitution consolidée, ferment la boucle pédagogique. Le service formation voit enfin ce que les stagiaires pensent, et ce que les formateurs valident.
Étape 6 : le parcours de carrière
Quand la formation est une donnée fiable, on peut montrer à chaque agent où il en est : sa position dans les grades de sa filière, les formations et l'ancienneté qui lui manquent pour le suivant. C'est un outil d'attractivité et de fidélisation que peu de services exploitent.
Les erreurs classiques
- Digitaliser le papier. Reproduire la feuille de présence à l'écran ne change rien. C'est la présence comme donnée qui déclenche les attestations, la conformité et le parcours.
- Oublier la logistique. Une formation réserve des salles, des véhicules, des mannequins, des repas. Si la réservation des moyens et la restauration ne sont pas reliées à la session, les courriels reviennent.
- Négliger la reprise. Sans l'historique, la conformité annuelle et le parcours sont faux la première année. La reprise des données de l'ancien outil fait partie du projet.
- Former la direction et pas les formateurs. Ce sont eux qui émargent. Une demi-journée avec les formateurs référents vaut plus qu'une présentation en comité.
For'SIS, le module formation de mySIS
Catalogue, inscriptions par rôle, émargement numérique, attestations à QR code, FMPA, mises en situation, satisfaction, parcours de carrière, relié à la réservation des moyens, à la restauration et au covoiturage. Voir le module.